Häufig gestellte Fragen zu DIGIT:Pro

Damit Sie effizient arbeiten können, haben wir Ihnen hier alle Antworten auf häufig gestellte Fragen zusammengestellt. Sollte Ihre Frage nicht in den FAQ beantwortet sein holen wir das gerne nach! Schreiben Sie uns eine Nachricht.

1Wie und wo werden die Formulare abgelegt?

DIGIT:Pro speichert die von Ihnen ausgefüllten Formulare als PDF-Dateien auf Ihrem Endgerät und leitet diese an die angegebene(n) E-Mail-adresse(n) weiter. Mittels Schnittstellen können Formulare direkt in einem Unternehmenssystem (z. B. DMS-System) abgelegt oder einzelne Felder aus den Formularen in Systeme übertragen werden. Damit reduzieren Sie Liegezeiten der Formulare, Übertragungsfehler und stellen sicher, dass die Daten nicht verloren gehen können.

2Wie lege ich Formulare an?

Formulare legen Sie einfach und schnell in OpenOffice an. Die Freeware gibt Ihnen die Möglichkeit, die Formulare in gewohnter Optik und ohne Schulungsaufwand anzulegen, anzupassen und zur Verfügung zu stellen.

Sie möchten sich davon überzeugen, dass die Formulare auch wirklich wie bisher aussehen? Dann kontaktieren Sie uns, wir erstellen Ihnen gerne ein Beispielformular.

3In welchen Stores ist die App erhältlich?

DIGIT:Pro ist im iOS- und Microsoft-Store unter dem Namen ProcessCoach erhältlich.

4Können in die Formulare Bilder eingefügt werden?

DIGIT:Pro kann alle gängigen Funktionen von mobilen Endgeräten wie Kameras, Spracheingabe etc. verwenden. So können Sie Bildbereiche in Ihren Formularen definieren, die bei Aktivierung automatisch die Kamera öffnen und perfekt skalierte Fotos oder auch Videos einfügt.

Sie wollen mehr über die Möglichkeiten von DIGIT:Pro erfahren, dann stellen wir Ihnen diese gerne in einem kostenlosen Webcast vor.

5Für welche Branchen ist DIGIT:Pro geeignet?

Im Gegensatz zu anderen Systemen ist DIGIT:Pro für alle Branchen gleichermaßen geeignet.

Durch die individuell gestaltbaren Layouts und Inhalte können Sie Formulare für jede Branche und jeden Fachbereich erstellen. So nutzen Sie in Ihrem Unternehmen nur diese eine App. Besonders interessant hierbei ist die Rechte- und Rollenvergabe.

6Ist die App nur als Cloudvariante verfügbar?

Sie wollen die maximale Kontrolle über Ihre Daten und einen unabhängigen Zugriff auch ohne Internetverbindung. Dann bieten wir Ihnen gerne eine On-Premises-Lösung an. Mit dieser Lösung werden die Daten auf Ihrem Server gespeichert und nicht an Dritte (Anbieter in der Cloud) weitergegeben.

Gerne beraten wir Sie über die Vor- und Nachteile der jeweiligen Lösungen in einem persönlichen Webinar.

7Kann DIGIT:Pro an andere Systeme angebunden werden?

Ja, DIGIT:Pro kann mittels Datenschnittstellen an andere Systeme angebunden werden und so Informationen direkt in andere Systeme übergeben.

8Wie wird die Datensicherheit gewährleistet?

Damit Ihre Daten auch besonders geschützt sind, setzen wir auf deutsche Server und bieten eine zertifizierte Verschlüsselung der Daten als Standard an.

Sie wollen lieber kaufen und auf eigenem Server installieren? Auch kein Problem! Unser qualifiziertes Team unterstützt Sie gerne bei der Einrichtung.

Buchen Sie einen kostenlosen Webcast und lassen sich umfangreich und unverbindlich beraten.

9Für welche Bereiche lässt sich DIGIT:Pro einsetzen?

Logistik

  • Fuhrparkkontrolle
  • Bestellformular
  • Warenkontrolle
  • Checkliste Ladungssicherung
  • Unfall-Protokoll Fuhrpark
  • Fahrtenbuch
  • Autovermietung Übergabeprotokoll

Facility

  • Gefahrstellen Meldung
  • Instandsetzung
  • Reparaturdokumentation
  • Mangelerfassung
  • Objektbegehung
  • Zählerstände Ablesen und dokumentieren

Baugewerbe

  • Abnahmeprotokolle
  • Mangelerfassung
  • Materialentnahmeschein
  • Reparaturdokumentation
  • visuelle Dachbestandsaufnahme
  • Aufmaß

Energieversorger

  • Wartungspläne
  • Zählerstanderfassung
  • Vertragswesen

Handel / Service

  • Store Check
  • Montagebericht
  • Reklamation
  • Besuchsbericht
  • Bestellformular

Industrie

  • 5S / Audit Checkliste
  • Ladungssicherung Checkliste
  • Waren Ein/ Ausgangsprotokolle
  • Reklamationen
  • Wartungschecklisten Fuhrpark und Maschinen
  • Besuchsberichte

Marketing / Events

  • Leaderfassung
  • Umfrage
  • Feedback
  • Checklisten
  • Verträge

Datenschutz

  • DSGVO-Vorlage
  • Besucheranmeldung
  • Verträge
  • Checklisten
  • jedes Formular, dass in Ihrem Unternehmen in Papierform eingesetzt wird.

Zusammengefasst, kann DIGIT:Pro alle Formulare aus allen Bereichen, die Sie derzeit in Papierform in Ihrem Unternehmen einsetzen digitalisieren, unabhängig von der Branche, Größe oder Abteilung.

10Wie unterstützt DIGIT:Pro bei der Reduzierung von Fehlern?

Durch die Möglichkeit einzelne Felder mithilfe von Datenbanken automatisch befüllen zu lassen, werden Fehler bereits bei der Erfassung des Formulars reduziert. Auch durch den Einsatz von Schnittstellen zu anderen Systemen können Fehler reduziert werden, denn die häufigsten Fehler entstehen beim Abtippen der Formulare.

11Kann DIGIT:Pro für mein Unternehmen angepasst werden?

Sie können eine auf Sie zugeschnittene Lösung betreiben. Hierbei haben Sie eine Vielzahl an Möglichkeiten, wie die Individualisierung der Farben, nach Ihrem Corporate Design oder auch Features wie die Anbindung einzelner Felder aus Formularen an Ihre Systeme (z. B. ERP, CRM)

Gerne beraten wir Sie hierzu ausführlich und lassen Ihnen ein individuelles Angebot zukommen.

12Kann ich meine Formulare kategorisieren?

DIGIT:Pro bietet Ihnen eine Bibliothek für Ihre Formulare. Über Nutzungsrechte können Sie diese auch steuern, sodass für die jeweiligen Abteilungen in Ihrem Unternehmen immer nur die relevanten Formulare zur Verfügung stehen

13Gibt es Fördermöglichkeiten?

Ja, denn die DocHouse GmbH ist akkreditierter Partner der bwcon und bietet Ihnen nicht nur verschiedene Fördermöglichkeiten, sondern auch eine ideale Beratung zum Thema Digitalisierung: Fördermöglichkeiten

14Kann DIGIT:Pro für mein Unternehmen angepasst werden?

Sie können eine auf Sie zugeschnittene Lösung erhalten. Hierbei haben Sie eine Vielzahl an Möglichkeiten, wie die Individualisierung der Farben, nach Ihrem Brand oder auch Features wie die Anbindung einzelner Felder aus Formularen an Ihre Systeme (z. B. ERP, CRM)

Wir beraten Sie hierzu ausführlich und lassen Ihnen ein individuelles Angebot zukommen: Jetzt Nachricht senden

15Kann ich meine Formulare kategorisieren?

Digit:Pro bietet Ihnen eine Bibliothek für Ihre Formulare. Über Nutzerrechte können Sie diese auch steuern, sodass für die jeweiligen Abteilungen in Ihrem Unternehmen immer nur die relevanten Formulare zur Verfügung stehen: Webcast buchen

16So motivieren Sie Ihre Mitarbeiter!

Mitarbeiter lassen sich am besten durch moderne Tools motivieren. Formulare, die sich teilweise von selbst befüllen, immer aktuell sind und zur Verfügung stehen, erleichtern den Arbeitsalltag und minimieren administrative Aufgaben. Das schafft mehr Zeit für die eigentlichen Aufgaben. Denn wer füllt schon gerne Formulare aus und verwaltet diese?

17Ist es möglich die Formulare auch offline zu bearbeiten?

Mit unserer App kann auch offline gearbeitet werden. Sobald das Gerät wieder eine Verbindung hat, gleicht es automatisch die Daten ab.

Speichern Sie individuell abgestimmte Daten in den Zwischenspeicher, so kann die App auch im offline Modus auf Ihre wichtigsten Daten zugreifen und Sie bestmöglich unterstützen.

18Wie hoch ist das Einsparungspotenzial?

Mit Digit:Pro können Sie nicht nur Zeit sparen, ein großes Einsparungspotenzial liegt auch beim Papier.

Durch die digitale Ablage ersparen sie sich das Drucken und manuelle Ablegen der Formulare und vermeiden auch das Drucken unnötiger Blankoformulare, die mit der Zeit in Vergessenheit geraten, veralten oder schlicht nicht mehr benötigt werden.

19Wie optimiert DIGIT:Pro die Prozesse im Unternehmen?

Formulare spielen in vielen Prozessen eine wichtige Rolle. Mit der Vereinfachung der Handhabung optimieren Sie automatisch Ihren Prozess.

Diese Vereinfachung findet auf verschiedensten Arten statt:

  1. Alle Formulare sind stets verfügbar und aktuell (auch unterwegs).
  2. Felder lassen sich vorausfüllen und an Datenbanken anknüpfen.
  3. Daten lassen sich mittels Bar- oder QR-Codes einlesen.
  4. Felder lassen sich als Pflichtfelder definieren.
  5. Unterschriften können durch digitale Signaturen verifiziert und mit Zeitstempel versehen werden.
  6. Bilder, Notizen, Videos und Sprachaufnahmen können direkt integriert werden.
  7. Daten können mittels Schnittstellen direkt in andere Systeme übergeben werden.
  8. Formulare können direkt an Kunden, Kollegen und andere Abteilungen weitergeleitet werden.

Durch all diese Eigenschaften steigt Ihre Datenqualität, denn die Formulare werden nicht nur schneller, sondern auch zuverlässiger ausgefüllt und verwaltet. Zudem minimieren Sie die Durchlaufzeiten, da die Daten sofort zur Verfügung stehen und reduzieren administrative Arbeiten.

20Können Rechte und Rollen verwaltet werden?

Ja, mit DIGIT:Pro können Rechte und Rollen vergeben werden. So können Sie den einzelnen Personen(gruppen) nur die Formulare freigeben, die diese auch wirklich benötigen. Damit die Formulare auch immer demselben Standard entsprechen, können Sie Admins zur Verwaltung der Rechte der Formulare einrichten, sodass nur diese Formulare ändern, hochladen und zur Verfügung stellen können.

21Ist es möglich Schulungen für Mitarbeiter zu buchen?

Natürlich bieten wir Ihnen Schulungen für Ihre Mitarbeiter an. Lassen Sie sich hierzu von unserem Vertrieb beraten und erhalten Sie ein individuelles Angebot: Vertrieb kontaktieren

22Wie werden die Daten verschlüsselt?

Die Daten werden bei der Übertragung via SSL-Verschlüsselung gesichert.

23Welche Systemvoraussetzungen hat der DIGIT:Pro-Server?

Die Installations- und Updateroutinen von DIGIT:Pro sind auf ein aktuelles Ubuntu 18.04 LTS abgestimmt.

Die Wartung der LTS Variante wird bis April 2023 gewährleistet.
Wir empfehlen eine Hardwareausstattung für den Standard-Betrieb von:

HD 60 GB oder größer
RAM 2 GB oder größer
Prozessor 2 CPU vCores oder mehr

Alternativ bieten wir eine Cloud-Variante an.

24Gibt es eine Testversion?

Selbstverständlich gibt es eine Testversion, die Sie völlig kostenfrei und unverbindlich ausprobieren können: Jetzt Nachricht senden

25Können Unterschriften und Signaturen integriert werden?

DIGIT:Pro kann nicht nur Formulare mit Unterschriftfeldern bereitstellen, sondern auch digitale Signaturen mit Zeitstempel integrieren. Dies macht die Formulare noch sicherer und die Dokumentation in Ihrem Unternehmen wird noch professioneller. Unterschriften lassen sich unter anderem per SMS-Verifikation absichern.

26Kann ich die App an meine Systeme anbinden?

Einer der Alleinstellungsmerkmale von DIGIT:Pro ist es, dass wir jedes einzelne Feld mit Ihren Systemen verknüpfen können. Diese Schnittstellen machen administrative Aufgaben, wie das händische Eingeben von Bestellungen überflüssig. Erfahren Sie mehr über die Möglichkeiten zur Anbindung, wir beraten Sie gerne in einem persönlichen Gespräch: Kontakt zu den Experten

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